Ein erfolgreicher Messestand ist nicht nur eine ansprechend gestaltete Fläche mit Produkten und Katalogen.
Er ist ein temporärer Geschäftsraum in dem zahlreiche kurze Begegnungen über den wirtschaftlichen Erfolg der gesamten Veranstaltung entscheiden können.
Ein potenzieller Kunde kann den Stand betreten während alle Vertriebsmitarbeiter bereits in Gesprächen sind. Ein Händler stellt vielleicht nur eine kurze Frage bevor er entscheidet ob er bleibt. Ein internationaler Einkäufer zögert möglicherweise weil niemand bereit scheint ihn in der passenden Sprache zu empfangen.
In jedem dieser Momente entscheidet der erste Kontakt darüber ob aus einem Besucher eine Geschäftschance wird oder ob das Unternehmen einen wertvollen Kontakt verliert.
Professionelles Messepersonal in Deutschland sollte deshalb nicht als dekorative Ergänzung betrachtet werden.
Messehostessen und Stewards und Promoter und Dolmetscher können Teil eines klar organisierten Besuchermanagements sein. Sie entlasten das Vertriebsteam und verbessern die Qualität jeder Begegnung am Stand.
Das Ziel besteht nicht darin mit möglichst vielen Menschen zu sprechen. Entscheidend ist die richtigen Besucher zu erkennen und ihr Anliegen zu verstehen und sie schnell mit dem passenden Ansprechpartner zu verbinden.
Dieser Ratgeber zeigt wie Unternehmen eine wirkungsvolle Messepersonal Strategie entwickeln und den Besucherverkehr am Stand in strukturierte Kontakte und konkrete geschäftliche Möglichkeiten verwandeln können.
Warum der erste Kontakt am Messestand einen geschäftlichen Wert besitzt
Fachmessen schaffen eine besondere geschäftliche Situation.
Potenzielle Kunden und Händler und Lieferanten und Journalisten und Wettbewerber können innerhalb weniger Minuten denselben Stand betreten. Jede Person kommt mit einem anderen Ziel und einem unterschiedlichen Interesse am Unternehmen.
Einige Besucher kennen das Unternehmen bereits und möchten ein konkretes Projekt besprechen. Andere vergleichen mehrere Anbieter. Manche sammeln lediglich Informationen während andere eine wichtige Geschäftschance darstellen die nicht sofort erkennbar ist.
Die erste Person am Stand sollte deshalb mehr tun als freundlich zu lächeln und eine Broschüre zu überreichen.
Eine professionelle Messehostess schafft sofort das Gefühl wahrgenommen zu werden. Sie versteht den grundlegenden Anlass des Besuchs und leitet die Person zum passenden nächsten Schritt weiter.
Sie ersetzt weder das Vertriebsteam noch technische Fachkräfte. Ihre Aufgabe besteht darin den wichtigen Übergang zwischen der Ankunft des Besuchers und dem eigentlichen Geschäftsgespräch professionell zu gestalten.
Gerade in diesem kurzen Zeitraum gehen viele Chancen verloren.
Ein unbeachteter Besucher verlässt den Stand möglicherweise nach wenigen Sekunden. Ein Einkäufer der an die falsche Person verwiesen wird kann das Unternehmen als schlecht organisiert wahrnehmen. Ein interessanter Kontakt dessen Daten nicht erfasst werden kann nach der Messe vollständig verloren gehen.
Professionelles Messepersonal kann diese Situationen durch einen einfachen Besucherablauf vermeiden.
Der Besucher wird freundlich empfangen.
Sein Anliegen wird kurz ermittelt.
Der passende Ansprechpartner wird ausgewählt.
Ist dieser gerade nicht verfügbar werden die wichtigsten Informationen aufgenommen.
Der Besucher erfährt klar wie es weitergeht.
Dieser Ablauf verbessert die Erfahrung des Gastes und schützt gleichzeitig die Zeit des Vertriebsteams.
Erfahrene Vertriebsmitarbeiter sollten ihre Zeit nicht damit verbringen Kataloge zu suchen oder einfache Registrierungen zu verwalten oder den Hospitality Bereich zu organisieren. Ihre Aufmerksamkeit sollte den Gesprächen gelten die Produktwissen und Verhandlungskompetenz und Entscheidungsfähigkeit erfordern.
Messehostessen und Stewards können zahlreiche unterstützende Tätigkeiten übernehmen und den Stand während des gesamten Tages einladend und organisiert halten.
Auch Sprachkenntnisse sind für den ersten Kontakt entscheidend.
Deutsche Fachmessen ziehen Besucher aus ganz Europa und aus vielen weiteren Ländern an. Deutsch und Englisch gehören deshalb zu den wichtigsten Sprachen. Je nach Zielmarkt können auch Italienisch und Französisch und Spanisch oder weitere Sprachen relevant sein.
Das Sprachniveau sollte immer zu den vorgesehenen Aufgaben passen.
Gute Konversationskenntnisse können für Empfang und Hospitality ausreichen. Vertriebsunterstützung und ausführliche Produktpräsentationen und Dolmetschertätigkeiten erfordern dagegen fortgeschrittene Sprachkenntnisse.
Die Qualität des ersten Kontakts hängt außerdem von einem klaren Briefing ab.
Selbst eine sehr erfahrene Hostess kann ein Unternehmen nur dann professionell vertreten wenn sie die wichtigsten Informationen kennt. Sie sollte verstehen welche Produkte oder Leistungen angeboten werden und welche Besucher besonders relevant sind und wer für die einzelnen Themen verantwortlich ist.
Ein gutes Briefing muss aus der Hostess keine technische Spezialistin machen. Es soll ihr ermöglichen typische Situationen zu erkennen und angemessen zu reagieren.
- jeden Besucher aufmerksam und ohne Druck begrüßen
- eine einfache Einstiegsfrage stellen
- das grundlegende Anliegen des Besuchers verstehen
- Kunden und Händler und Lieferanten und allgemeine Gäste unterscheiden
- den passenden Ansprechpartner auswählen
- Kontaktdaten aufnehmen wenn der Ansprechpartner nicht verfügbar ist
- wartende Besucher professionell betreuen
- nur freigegebene Basisinformationen kommunizieren
- in den benötigten Sprachen unterstützen
- Empfangsbereich und Hospitality Bereich organisiert halten
- wichtige Anfragen für die spätere Bearbeitung dokumentieren
Das Personalsystem das Standbesucher in qualifizierte Kontakte verwandelt
Eine erfolgreiche Strategie für Messepersonal in Deutschland beginnt lange vor der Öffnung der Veranstaltung.
Der erste Schritt besteht darin das geschäftliche Ziel des Messeauftritts festzulegen.
Einige Aussteller möchten neue Vertriebspartner gewinnen. Andere präsentieren ein neues Produkt oder erschließen einen neuen Markt oder vereinbaren Gesprächstermine oder pflegen bestehende Kundenbeziehungen.
Die Auswahl und Vorbereitung des Personals muss sich an diesen Zielen orientieren.
Für eine Produkteinführung kann eine kommunikative Hostess mit überzeugender Präsentationsfähigkeit wichtig sein. Auf einer technischen Industriemesse sind dagegen Organisationstalent und ein souveräner Umgang mit Ingenieuren und Einkaufsverantwortlichen besonders wertvoll.
Bei einer Lebensmittelmesse kann Personal benötigt werden das Verkostungen unterstützt und Produkte ansprechend präsentiert und den Hospitality Bereich zuverlässig organisiert.
Der zweite Schritt besteht in einer klaren Rollenverteilung am Stand.
Jede eingesetzte Person sollte wissen welche Aufgaben zu ihrem Bereich gehören und welche Tätigkeiten beim Unternehmensteam bleiben.
Eine Messehostess kann Besucher empfangen und das erste Anliegen erfassen und Termine koordinieren und den Hospitality Bereich betreuen.
Ein Promoter spricht Besucher aktiver an und stellt eine Marke oder ein Produkt vor.
Ein Steward unterstützt bei Besucherströmen und Zugangskontrollen und organisatorischen Tätigkeiten.
Ein Dolmetscher begleitet geschäftliche oder technische Gespräche bei denen ein hohes Sprachniveau erforderlich ist.
Bei größeren Teams kann ein Teamleiter die operative Abstimmung unterstützen.
Der dritte Schritt ist ein klarer Übergabeprozess.
Wenn ein relevanter Besucher am Stand eintrifft muss die Hostess genau wissen wer angesprochen werden soll.
Ein Einkaufsverantwortlicher mit Interesse an einer Vertriebspartnerschaft benötigt möglicherweise den Exportleiter. Ein Journalist sollte mit der Marketingabteilung sprechen. Ein Besucher mit einer technischen Frage muss an einen Produktspezialisten weitergeleitet werden.
Ohne diese Vorbereitung kann selbst ein professionelles Team unnötige Verwirrung verursachen.
Der vierte Schritt betrifft die Erfassung von Kontakten.
Eine Sammlung unsortierter Visitenkarten ist noch kein funktionierendes System für Geschäftskontakte.
Das Unternehmen sollte im Voraus festlegen welche Informationen benötigt werden und wie die Kontakte eingeordnet werden.
Die Hostess kann Unternehmen und Position und Land und Interessengebiet und Dringlichkeit dokumentieren.
Eine einfache Bewertung hilft dem Vertrieb nach der Messe Prioritäten zu setzen.
Eine hohe Priorität kann eine unmittelbar relevante Geschäftschance kennzeichnen.
Eine mittlere Priorität kann für einen interessanten Kontakt stehen der weitere Informationen benötigt.
Eine niedrigere Priorität kann eine allgemeine Anfrage oder eine langfristige Möglichkeit beschreiben.
Das System muss einfach genug bleiben um auch während stark besuchter Zeiträume zuverlässig genutzt zu werden.
Der fünfte Schritt besteht in einer Auswahl nach den tatsächlichen Aufgaben und nicht allein nach Fotos.
Ein professionelles Erscheinungsbild ist wichtig weil jede Person am Stand die Marke repräsentiert. Es muss jedoch gemeinsam mit Erfahrung und Sprachkenntnissen und Zuverlässigkeit und Kommunikationsfähigkeit bewertet werden.
Lokales Personal bietet zusätzliche organisatorische Vorteile.
Hostessen aus der Messestadt oder der näheren Umgebung können den Veranstaltungsort normalerweise selbstständig erreichen und benötigen häufig keine Hotelunterbringung. Dadurch lassen sich zusätzliche Kosten reduzieren und Schwierigkeiten durch lange Anreisen vermeiden.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die in Deutschland leben kennen außerdem die lokalen beruflichen Gepflogenheiten und die praktische Organisation der wichtigsten Messestandorte.
Prima Hostess vermittelt lokales und mehrsprachiges Personal für einzelne professionelle Einsätze in Städten wie Köln und Düsseldorf und Frankfurt und Stuttgart und Nürnberg und München.
Die Personalsuche sollte möglichst einige Monate vor der Messe beginnen.
Während bedeutender Veranstaltungen erhalten erfahrene und mehrsprachige Fachkräfte häufig mehrere Anfragen und sind bereits lange vor Messebeginn gebucht.
Eine frühzeitige Auswahl bietet mehr geeignete Profile und ausreichend Zeit für die Prüfung der Sprachkenntnisse und für ein wirkungsvolles Briefing.
Der letzte Schritt erfolgt nach der Veranstaltung.
Der Wert professionellen Messepersonals endet nicht mit dem Schließen der Messehallen.
Das Unternehmen sollte die erfassten Kontakte prüfen und die Ergebnisse mit den ursprünglichen Zielen vergleichen. Auch Rückmeldungen des Personals können wichtige Hinweise liefern.
Hostessen erleben direkt welche Fragen besonders häufig gestellt werden und wie Besucher auf Produkte reagieren und an welchen Stellen organisatorische Schwierigkeiten entstehen.
Diese Erkenntnisse können zukünftige Messeauftritte verbessern.
Eine Fachmesse ist nicht nur ein Ort zur Gewinnung neuer Kontakte. Sie zeigt auch wie der Markt auf das Unternehmen und seine Angebote reagiert.
Das Empfangspersonal befindet sich häufig genau an dem Punkt an dem diese Reaktionen zuerst sichtbar werden.
- das geschäftliche Messeziel festlegen
- jede Rolle vor der Personalauswahl beschreiben
- die wichtigsten Besucherprofile bestimmen
- einfache Einstiegsfragen vorbereiten
- einen klaren Übergabeprozess definieren
- Ansprechpartner nach Themenbereichen festlegen
- die zu erfassenden Kontaktdaten bestimmen
- ein einfaches Bewertungssystem für Kontakte verwenden
- Sprachkenntnisse passend zu den Aufgaben prüfen
- lokales Personal bevorzugen wenn es sinnvoll ist
- vor der Veranstaltung ein schriftliches Briefing vorbereiten
- Kontakte und Rückmeldungen unmittelbar nach der Messe auswerten
Ihr Messestand sollte keinen wertvollen Besucher verlieren
Der Erfolg einer Messe hängt von Produkten und Präsentation und geschäftlicher Vorbereitung ab. Ebenso wichtig ist die Art wie Besucher empfangen und verstanden und durch den Stand geführt werden.
Das passende Personal schützt die Zeit des Vertriebsteams und verbessert das Besuchererlebnis und hilft dem Unternehmen wertvolle Chancen zu erkennen die sonst möglicherweise verloren gehen.
Prima Hostess vermittelt lokale und mehrsprachige Messehostessen und Stewards und Promoter und Dolmetscher für einzelne professionelle Einsätze bei Messen und Veranstaltungen in ganz Deutschland.
Die Auswahl orientiert sich an der Stadt und der Veranstaltung und den erforderlichen Sprachen und den geplanten Aufgaben und den gewünschten Profilmerkmalen.
Senden Sie uns den Namen und Ort der Messe sowie die Termine und Arbeitszeiten und benötigten Sprachen und vorgesehenen Tätigkeiten.
Nach Prüfung der Verfügbarkeit geeigneter Fachkräfte erhalten Sie ein transparentes Angebot. Entspricht die Kalkulation Ihren Anforderungen können die ersten verfügbaren Profile in der Regel innerhalb von 24 bis 48 Stunden unverbindlich vorgestellt werden.
