Eine Hostess kann das perfekte Outfit tragen, ein makelloses Make-up haben und mehrere Sprachen sprechen.
Sie kann jedoch in wenigen Sekunden ihr gesamtes professionelles Image gefährden, indem sie einfach während der Standbetreuung auf das Smartphone schaut.
Während einer Messe ist das Telefon kein neutrales Objekt.
Wenn es vor Besuchern benutzt wird, signalisiert es Ablenkung, Desinteresse und Nichtverfügbarkeit. Es vermittelt den Eindruck, dass alles, was auf dem Bildschirm passiert, wichtiger ist als der Kunde am Stand.
Der Schaden betrifft nicht nur die Person, die das Telefon in der Hand hält.
Er betrifft das vertretene Unternehmen, den Kunden, der den Service gebucht hat, sowie die Agentur, die das Personal ausgewählt hat.
Ein Besucher kennt keine internen Absprachen. Er weiß nicht, ob die Hostess auf eine private Nachricht antwortet oder eine operative Kommunikation liest. Er sieht einfach eine Person, die für die Begrüßung bezahlt wird und die mit etwas anderem beschäftigt zu sein scheint.
Aus diesem Grund muss die Regel einfach und leicht verständlich sein:
Das Smartphone darf während der Tätigkeit auf der Messe nur bei einer echten, genehmigten operativen Notwendigkeit genutzt werden.
Was eine Hostess mit dem Smartphone in der Hand kommuniziert
Auf Messen kommuniziert alles.
Die Ordnung am Stand kommuniziert. Die Art, wie die Kataloge angeordnet sind, kommuniziert. Auch der Tonfall des Personals kommuniziert. Ebenso kommunizieren Haltung, Blick und die Fähigkeit, wahrzunehmen, dass sich jemand nähert.
Eine Hostess, die auf das Telefon schaut, nimmt fast automatisch eine geschlossene Haltung ein.
Der Kopf senkt sich. Der Blickkontakt verschwindet. Die Aufmerksamkeit für die Umgebung sinkt. Der Besucher muss entscheiden, ob er sie unterbricht oder sich entfernt.
Viele Menschen entscheiden sich einfach, nicht zu stören.
Der potenzielle Kunde geht am Stand vorbei und setzt seinen Weg fort. Das Unternehmen könnte einen wichtigen Kontakt verloren haben, ohne es überhaupt zu bemerken.
Das Problem ändert sich auch nicht, wenn die Halle ruhig erscheint.
Eine Messe ist nie wirklich leer. Es gibt immer Besucher, die aus der Distanz beobachten, Kunden, die entscheiden, zu welchem Stand sie gehen sollen, sowie Unternehmensverantwortliche, die das Verhalten des Personals bewerten.
Dass im Moment niemand direkt am Stand ist, bedeutet nicht, dass niemand hinschaut.
Eine Hostess, die ständig Benachrichtigungen und Nachrichten checkt, vermittelt, dass sie beaufsichtigt werden muss, um ein professionelles Verhalten aufrechtzuerhalten.
Das schadet ihrem Ruf.
Der Kunde kann beginnen, an der Zuverlässigkeit der Agentur zu zweifeln. Die Agentur kann entscheiden, diese Ressource nicht erneut einzusetzen. Andere Teammitglieder müssen dann vielleicht ihre Unaufmerksamkeit ausgleichen.
Die Nutzung des Smartphones wird außerdem als unhöflich wahrgenommen.
Wenn sich jemand dem Stand nähert, sollte er nicht warten müssen, bis die Hostess eine Nachricht schreibt, einen Inhalt ansieht oder auf eine Benachrichtigung reagiert.
Auch wenn das Telefon schnell weggelegt wird, nachdem der Besucher bemerkt wurde, verschwindet das erste Gefühl nicht.
Die Botschaft ist schon angekommen:
Ich habe dich nicht bemerkt, weil ich beschäftigt war.
Das gleiche gilt für Ohrhörer und Kopfhörer.
Eine Hostess mit sichtbarem Ohrhörer wirkt, als führe sie ein privates Gespräch oder sei nicht vollständig verfügbar. Auch wenn sie gerade nichts hört, bleibt der negative Eindruck beim Besucher bestehen.
Benachrichtigungen auf der Smartwatch können dasselbe Problem verursachen, wenn sie ständig kontrolliert werden. Das Gerät verändert sich, aber das Signal bleibt gleich.
- signalisiert Desinteresse gegenüber den Besuchern
- reduziert den Blickkontakt
- erzeugt eine geschlossene und wenig einladende Haltung
- lässt den Stand vernachlässigt erscheinen
- kann potenzielle Kunden abschrecken
- schädigt das Image des vertretenen Unternehmens
- stellt die Qualität der Agentur infrage
- schwächt den professionellen Ruf der Hostess
- zwingt andere Teammitglieder, die Ablenkung auszugleichen
- vermittelt Unhöflichkeit, auch wenn die Nutzung nur wenige Sekunden dauert
Die professionelle Regel: Telefon außer Sicht und Aufmerksamkeit im Stand
Während eines Einsatzes sollte das private Smartphone lautlos und außer Sichtweite bleiben.
Die beste Lösung ist, es in der Tasche oder im vom Standverantwortlichen vorgesehenen Bereich aufzubewahren.
Es reicht nicht immer, das Telefon in der Hosentasche zu haben. Ein dauerhaftes Vibrieren kann die Aufmerksamkeit auf sich ziehen und die Versuchung schaffen, Benachrichtigungen zu prüfen.
Private Nachrichten sollten in Pausen und fern vom Blickfeld der Besucher bearbeitet werden.
Auch in der Pause ist es besser, das Telefon nicht am Stand abgestellt oder während man vor dem Stand steht, zu nutzen. Ein Besucher kann nicht wissen, ob die Person wirklich in Pause ist. Er wird sie weiterhin als Teil des Teams wahrnehmen.
Wer ein privates Gespräch führen muss, sollte sich entfernen und einen separaten Bereich nutzen.
Natürlich gibt es Situationen, in denen das Smartphone zum Arbeitsmittel wird.
Es kann zum Beispiel genutzt werden, um eine Kunden-App zu verwenden, einen Badge zu scannen, einen Terminplan einzusehen, den Betriebsleiter zu kontaktieren oder einen echten Notfall zu managen.
In diesen Fällen muss die Nutzung klar mit der Tätigkeit verbunden und idealerweise vor dem Event abgestimmt sein.
Man darf die Ausnahme jedoch nicht zur ständigen Rechtfertigung machen.
Antworten auf private Nachrichten, das Checken von sozialen Medien, das Lesen von Benachrichtigungen, das Anfertigen nicht genehmigter Fotos und die Organisation der Heimreise während der Arbeitszeit sind keine operativen Notwendigkeiten.
Eine professionelle Hostess sollte den Verantwortlichen zudem informieren, wenn eine dringende Situation vorliegt.
Ein einfacher Satz wie „Ich muss einen kurzen dringenden Anruf tätigen. Darf ich mich kurz entfernen?“ zeigt Respekt und Transparenz.
Weggehen ohne Erklärung oder mit Telefon am Ohr am Stand zu bleiben, vermittelt stattdessen Desorganisation.
Die wahre Professionalität besteht darin, zu verstehen, dass die Einsatzzeit keine persönliche Zeit ist.
Die Hostess hat eine konkrete Aufgabe und eine Vergütung akzeptiert, um präsent, aufmerksam und verfügbar zu sein. Sie wird nicht nur dafür bezahlt, physisch in der Halle zu sein.
Sie wird ausgewählt, um den Stand zu beobachten, die Besucher zu empfangen und Unterstützung zu bieten, wenn es nötig wird.
Eine Hostess ohne Telefon in der Hand nimmt früher wahr, wenn sich jemand nähert. Sie behält eine elegantere Haltung bei. Sie lächelt natürlich. Sie kann ohne Verzögerung eingreifen.
Vor allem vermittelt sie eine Qualität, an die sich Kunden und Agenturen erinnern:
Ich bin hier und konzentriere mich auf das, was ich tue.
- Telefon lautlos und außer Sichtweite halten
- nur in Pausen für private Zwecke nutzen
- für private Telefonate den Stand verlassen
- keine Ohrhörer während der Tätigkeit tragen
- Smartwatch nicht ständig kontrollieren
- bei dringenden Fällen um Erlaubnis bitten
- Telefon am Stand nur für abgestimmte operative Tätigkeiten nutzen
- keine Fotos ohne Zustimmung des Kunden machen
- keine Inhalte von Stand oder Besuchern ohne Erlaubnis veröffentlichen
- auch in weniger frequentierten Momenten präsent und aufmerksam bleiben
Das Smartphone kann warten. Der Besucher kommt vielleicht nicht zurück
Eine Benachrichtigung kann später gelesen werden.
Ein ignorierter Besucher könnte sich hingegen beim zweiten Mal nicht mehr nähern.
Während einer Messe trägt jede am Stand anwesende Person zum Ruf des Unternehmens bei. Professionalität zeigt sich nicht nur in wichtigen Momenten. Man sieht sie vor allem im alltäglichen Verhalten, das niemand korrigieren sollte.
Das Nichtbenutzen des Smartphones während der Tätigkeit bedeutet Respekt gegenüber Kunden, Agentur, Kollegen und der übernommenen Rolle.
Es bedeutet auch, den eigenen Ruf zu schützen.
Eine aufmerksame Hostess wird als zuverlässig in Erinnerung bleiben. Eine Hostess, die ständig am Telefon ist, wird genau aus dem Gegenteil erinnert.
Prima Hostess wählt Fachkräfte für einzelne Einsätze auf Messen und Veranstaltungen in Deutschland und anderen europäischen Ländern aus.
Erfahrung, Sprachkenntnisse und Auftreten können helfen, eine erste Chance zu bekommen.
Präsenz, Seriosität und professionelles Auftreten bestimmen dagegen die Möglichkeit, erneut ausgewählt zu werden.
Die Regel bleibt also einfach:
Die Augen müssen am Stand bei den Besuchern und nicht beim Smartphone sein.
