Steuernummer als freiberufliche Hostess in Deutschland: einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die schnelle Antwort: Was braucht man, um eine Rechnung zu stellen?

Um als freiberufliche Hostess in Deutschland eine Rechnung auszustellen, müssen Sie eine korrekt registrierte selbstständige Tätigkeit nachweisen.

Die Steuernummer ist eines der notwendigen Elemente, aber nicht das einzige.

Je nach Ihrer Situation kann es auch erforderlich sein, ein Gewerbe anzumelden, also eine gewerbliche Tätigkeit.

Außerdem müssen Sie das Recht haben, in Deutschland selbstständig tätig zu sein, den steuerlichen Fragebogen über ELSTER ausfüllen und die für Ihre Tätigkeit geltenden administrativen und steuerlichen Pflichten einhalten.

• Prüfen, ob Sie als Selbstständige arbeiten dürfen
• Gewerbe anmelden, falls erforderlich
• Ein Konto bei ELSTER erstellen
• Den steuerlichen Fragebogen ausfüllen
• Steuernummer erhalten
• Korrekte Rechnungen ausstellen
• Einnahmen korrekt angeben

Achtung: Nicht alle Jobs als Hostess sind freiberuflich

Das ist der wichtigste Punkt dieses Leitfadens.

Nicht alle Hostess-Aufträge können automatisch als selbstständige Zusammenarbeit abgewickelt werden.

Der Besitz einer Steuernummer, der Abschluss eines Freelancer-Vertrags oder das Ausstellen einer Rechnung beweisen für sich allein nicht, dass ein Arbeitsverhältnis wirklich selbstständig ist.

Die Behörden beurteilen vor allem die Realität: den Grad der Selbstständigkeit, wie die Arbeit organisiert ist, die Einbindung in die Organisation des Auftraggebers, das unternehmerische Risiko und die Abhängigkeit von Anweisungen.

Nach der Deutschen Rentenversicherung gilt: Wenn der Vertrag etwas anderes aussagt, die Arbeit aber anders ausgeführt wird, zählen die tatsächlichen Bedingungen. Die Prüfung muss immer den Gesamtzusammenhang des einzelnen Auftrags berücksichtigen.

Aus diesem Grund arbeitet Prima Hostess nur mit Fachkräften zusammen, die Rechnungen ausschließlich für Aufträge ausstellen, die aufgrund ihrer Merkmale und Ausführungsweise wirklich korrekt als selbstständige Zusammenarbeit organisiert werden können.

Die Steuernummer führt nicht dazu, ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis in eine freiberufliche Tätigkeit umzuwandeln.

Im Zweifelsfall können sowohl der Auftraggeber als auch die Mitarbeiterin eine offizielle Prüfung beim Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung beantragen. Dieses Verfahren klärt, ob eine Person tatsächlich selbstständig oder als abhängig gilt.

• Steuernummer ist eine Steueridentifikationsnummer
• Die Rechnung allein beweist keine Selbstständigkeit
• Der Vertragsname ist nicht entscheidend
• Entscheidend ist, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird
• Jeder Auftrag muss konkret beurteilt werden

Steuer-ID, Steuernummer und USt-IdNr.: Nicht dasselbe

In Deutschland gibt es verschiedene Steueridentifikationsnummern. Es ist normal, dass man da durcheinanderkommt.

Die Steuer-ID, auch Identifikationsnummer genannt, ist die persönliche Steuer-ID. Sie wird normalerweise automatisch nach der ersten Anmeldung des Wohnsitzes in Deutschland vergeben und gilt lebenslang.

Die Steuernummer wird vom Finanzamt in Bezug auf Ihre steuerliche oder berufliche Tätigkeit vergeben. Sie wird meist verwendet, um Ihre Tätigkeit auf Rechnungen zu identifizieren.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., ist eine Mehrwertsteuernummer, die vor allem für bestimmte geschäftliche Transaktionen mit Unternehmen aus anderen EU-Ländern genutzt wird. Nicht alle Hostessen brauchen diese Nummer zwingend.

• Steuer-ID = identifiziert Sie als Person
• Steuernummer = identifiziert Ihre steuerliche Stellung
• USt-IdNr. = Mehrwertsteuernummer für bestimmte europäische Geschäfte

Vor dem Start: Können Sie in Deutschland selbstständig arbeiten?

Vor der Anmeldung einer Tätigkeit müssen Sie prüfen, ob Sie das Recht haben, in Deutschland selbstständig tätig zu sein.

Wenn Sie Bürgerin der Europäischen Union, Islands, Liechtensteins, Norwegens oder der Schweiz sind, können Sie in der Regel in Deutschland eine selbstständige Tätigkeit aufnehmen, ohne ein spezielles Visum zu benötigen. Die steuerlichen und administrativen Pflichten bleiben natürlich bestehen.

Wenn Sie Bürgerin eines Nicht-EU-Landes sind, müssen Sie Ihre Aufenthaltserlaubnis prüfen.

Eine Erlaubnis für eine abhängige Beschäftigung berechtigt nicht automatisch zu einer selbstständigen Tätigkeit.

Sind Sie internationale Studentin aus einem Nicht-EU-Land, benötigt die selbstständige Tätigkeit normalerweise die Genehmigung der Ausländerbehörde. Diese prüft auch, ob die Tätigkeit das Studium nicht beeinträchtigt oder verzögert.

Allein die Erasmus-Studentinnenschaft klärt Ihre Lage nicht. Wichtig sind vor allem Staatsangehörigkeit und Aufenthaltsstatus.

• EU-Bürgerin: meist kein spezielles Visum nötig
• Nicht-EU-Bürgerin: prüfen Sie Ihre Aufenthaltserlaubnis
• Nicht-EU-Studentin: zuerst bei der Ausländerbehörde nachfragen
• Bei Unklarheiten: offizielle Auskunft vor Beginn einholen

Müssen Sie ein Gewerbe anmelden?

Das Gewerbe ist die Anmeldung einer gewerblichen selbstständigen Tätigkeit.

Wenn Sie eine gewerbliche selbstständige Tätigkeit aufnehmen, müssen Sie dies in der Regel bei der zuständigen Gemeinde anmelden, in der Ihr Geschäft sitzt.

Für Tätigkeiten als Hostess, Promotion oder Eventunterstützung kann eine Gewerbeanmeldung erforderlich sein. Die genaue Einordnung kann jedoch vom konkreten Leistungsspektrum und der Einschätzung der zuständigen Behörde abhängen.

Am einfachsten ist es, das Gewerbeamt der Gemeinde zu kontaktieren, in der Sie wohnen, und Ihre Tätigkeit genau zu beschreiben.

Sie können schreiben oder sagen:

Ich möchte selbstständig als Hostess, Promoterin und im Eventbereich arbeiten. Muss ich dafür ein Gewerbe anmelden?

Das bedeutet:

Ich möchte selbstständig als Hostess, Promoterin und im Veranstaltungsbereich arbeiten. Muss ich ein Gewerbe anmelden?

Wenn ein Gewerbe erforderlich ist, erklärt Ihnen die Gemeinde, wie Sie die Anmeldung vornehmen und welche lokale Gebühr Sie zahlen müssen.

Melden Sie sich nicht selbst als Freiberuflerin an, nur weil diese Lösung einfacher erscheint. Im Zweifelsfall lassen Sie die richtige Einstufung vom Gewerbeamt oder dem Finanzamt festlegen.

Wie man die Steuernummer beantragt: Schritt-für-Schritt-Vorgehen

Folgen Sie diesen Schritten in der angegebenen Reihenfolge.

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre Anmeldung (Anmeldung des Wohnsitzes)

Wenn Sie in Deutschland leben, müssen Sie in der Regel Ihre Adresse bei der Gemeinde registrieren. Diese Registrierung heißt Anmeldung.

Nach der ersten Anmeldung erhalten Sie üblicherweise per Post Ihre persönliche Steuer-ID.

Schritt 2: Überprüfen Sie Ihr Recht auf Selbstständigkeit

Wenn Sie keine EU-Bürgerin sind, prüfen Sie Ihre Aufenthaltserlaubnis oder bestätigen Sie diese bei der Ausländerbehörde.

Schritt 3: Kontaktieren Sie das Gewerbeamt

Beschreiben Sie die Tätigkeit, die Sie ausüben möchten. Bestätigt das Gewerbeamt, dass eine Gewerbeanmeldung erforderlich ist, schließen Sie diese zuerst ab.

Schritt 4: Erstellen Sie ein Konto bei ELSTER

ELSTER ist das offizielle Online-Portal der deutschen Finanzverwaltung.

Die Kontoerstellung und der Erhalt der Aktivierungscodes können einige Tage dauern. Deshalb empfiehlt es sich, nicht erst in letzter Minute zu beginnen.

Schritt 5: Füllen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus

Mit diesem Fragebogen melden Sie dem Finanzamt den Start Ihrer Tätigkeit.

Die Meldung muss in der Regel elektronisch innerhalb eines Monats erfolgen. Die Papierfassung ist nur in besonderen Ausnahmefällen erlaubt.

Im Feld für die Tätigkeit können Sie – wenn es tatsächlich Ihre angebotenen Leistungen beschreibt – eine Formulierung wie diese verwenden:

Hostess-, Promotion- und Eventdienstleistungen

Das bedeutet:

Hostess-, Promotion- und Eventdienstleistungen

Geben Sie immer wahre und realistische Angaben ein, einschließlich einer vernünftigen Schätzung des erwarteten Umsatzes.

Schritt 6: Warten Sie auf die Antwort des Finanzamts

Das Finanzamt prüft die Daten und teilt Ihnen die Steuernummer mit.

Es gibt keine einheitliche oder garantierte Bearbeitungszeit. Die Dauer hängt vom zuständigen Finanzamt, der Vollständigkeit der Angaben und eventuell angeforderten Zusatzunterlagen ab.

• Anmeldung des Wohnsitzes
• Persönliche Steuer-ID
• Überprüfung der Aufenthaltserlaubnis
• Eventuelle Gewerbeanmeldung
• ELSTER-Konto
• Steuerlicher Fragebogen
• Steuernummer

Einfach erklärte Kleinunternehmerregelung

Beim Ausfüllen des steuerlichen Fragebogens werden Sie wahrscheinlich auf den Begriff Kleinunternehmerregelung stoßen.

Das ist ein vereinfachtes Verfahren bezüglich der deutschen Mehrwertsteuer.

Wenn Sie dieses Verfahren anwenden und die festgelegten Grenzen einhalten, sind Ihre Leistungen in der Regel von der deutschen Mehrwertsteuer befreit. Sie müssen auf der Rechnung also keine Mehrwertsteuer ausweisen.

Achtung: Das bedeutet nicht, dass all Ihre Einnahmen steuerfrei sind.

Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Mehrwertsteuer. Die Einkommensteuer ist eine andere Angelegenheit und richtet sich nach Ihrem Gesamteinkommen und Ihrer persönlichen Situation.

Im ersten Jahr der Tätigkeit liegt die relevante Grenze meist bei 25.000 Euro tatsächlichem Umsatz.

In den Folgejahren darf der Umsatz des Vorjahres 25.000 Euro nicht überschritten haben und der Umsatz des laufenden Jahres 100.000 Euro nicht übersteigen. Wenn die Grenze im laufenden Jahr überschritten wird, kann bereits diejenige Rechnung, die diese Grenze überschreitet, der regulären Mehrwertsteuer unterliegen.

Wenn Sie sich diesen Grenzen nähern, warten Sie nicht bis zum Jahresende: Fragen Sie das Finanzamt oder einen Steuerberater, bevor Sie neue Rechnungen ausstellen.

• Es handelt sich um ein Mehrwertsteuer-Verfahren
• Es ist keine generelle Steuerbefreiung
• Im ersten Jahr beträgt die Grenze normalerweise 25.000 Euro
• In den Folgejahren: 25.000 Euro im Vorjahr
• Im laufenden Jahr: maximal 100.000 Euro
• Bei Überschreitung sofort steuerliche Hilfe einholen

Wie man als Kleinunternehmer eine Rechnung vorbereitet

Eine Rechnung muss klar und nachvollziehbar sein, damit erkennbar ist, wer die Leistung erbracht hat, wer Empfänger ist und welches Honorar fällig ist.

Das deutsche Recht schreibt einige Mindestangaben für Kleinunternehmer-Rechnungen vor.

• Ihr vollständiger Name
• Ihre vollständige Adresse
• Name und Adresse des Kunden
• Ihre Steuernummer, USt-IdNr. oder andere zulässige Steuernummer
• Rechnungsdatum
• Beschreibung und Menge oder Dauer der Leistung
• Gesamthonorar
• Hinweis auf die Befreiung für Kleinunternehmer

Sie können folgenden Satz verwenden:

Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Das bedeutet:

Mehrwertsteuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung korrekt anwenden, dürfen Sie keine deutsche Mehrwertsteuer gesondert ausweisen oder hinzufügen.

Zusätzlich ist es ratsam, folgende Angaben einzufügen:

• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Datum oder Zeitraum der Tätigkeit
• IBAN
• Zahlungsziel
• Vertrags- oder Projektreferenz

Überprüfen Sie immer Ihre Angaben, bevor Sie die Rechnung versenden. Ein falscher Name, eine fehlende Steuernummer oder ein von der Vereinbarung abweichendes Honorar können die Zahlung verzögern.

Was tun, nachdem Sie die Steuernummer erhalten haben

Bewahren Sie die Benachrichtigung vom Finanzamt sorgfältig auf.

Aktualisieren Sie Ihr professionelles Profil und informieren Sie die Agenturen, mit denen Sie zusammenarbeiten, dass Sie eine selbstständige Tätigkeit registriert haben und Rechnungen ausstellen können.

Das garantiert nicht automatisch eine Auftragsvergabe, ermöglicht aber Ihre Berücksichtigung auch für Aufträge, die tatsächlich als selbstständige Zusammenarbeit organisiert werden können.

Prüfen Sie vor Auftragsannahme immer die vertraglichen Bedingungen.

• Vereinbartes Honorar
• Termine und Auftragsdauer
• Geforderte Leistungen
• Rechnungsmodalitäten
• Zahlungsziel
• Eventuelle Erstattung von Auslagen
• Stornobedingungen
• Haftung der Parteien

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Der erste Fehler ist, die persönliche Steuer-ID mit der Steuernummer der Tätigkeit zu verwechseln.

Der zweite Fehler ist zu glauben, jede Tätigkeit werde durch eine Steuernummer automatisch freiberuflich.

Der dritte Fehler ist, die Kleinunternehmerregelung anzuwenden und dennoch Mehrwertsteuer auf die Rechnung aufzuschlagen.

Der vierte Fehler ist, eine selbstständige Tätigkeit ohne Prüfung der Aufenthaltserlaubnis zu beginnen.

Der fünfte Fehler ist, mit der Anmeldung zu warten, bis man für eine Messe ausgewählt wurde. Administrative Vorgänge benötigen Zeit und sind nicht immer in wenigen Tagen erledigt.

Der sechste Fehler ist, Online-Informationen zu verwenden, ohne deren Aktualität zu prüfen. Beispielsweise gilt der frühere Grenzwert von 22.000 Euro für die Kleinunternehmerregelung nicht mehr. §19 UStG sieht heute die Grenzen von 25.000 Euro und 100.000 Euro vor, mit speziellen Regeln für das erste Jahr.

• Steuer-ID nicht anstelle der Steuernummer verwenden
• Nicht automatisch jeden Auftrag als freiberuflich ansehen
• Keine Mehrwertsteuer ausweisen, wenn §19 UStG angewendet wird
• Aufenthaltserlaubnis nicht ignorieren
• Anmeldung nicht aufschieben
• Keine veralteten Steuergrenzen verwenden

Häufige Fragen

Ist die Steuernummer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

Nicht genau. Es ist eine vom Finanzamt vergebene Steuer-Nummer. Die USt-IdNr. ist die Mehrwertsteuernummer, die besonders für bestimmte europäische Geschäfte verwendet wird.

Erlaubt mir die Steuernummer automatisch eine legale Tätigkeit?

Nein. Sie dient der steuerlichen Identifikation und ermöglicht das Rechnungstellen im Rahmen einer korrekt registrierten selbstständigen Tätigkeit. Die Rechtmäßigkeit hängt auch von der tatsächlichen Art und Ausführung des Auftrags ab.

Fordert Prima Hostess immer eine Steuernummer?

Nein. Sie ist notwendig für Zusammenarbeiten, die wirklich als selbstständige Aufträge organisiert und mit Rechnung versehen werden können.

Kann ich die Steuernummer nur für die Arbeit mit Prima Hostess beantragen?

Eine echte selbstständige Fachkraft kann ihre Dienstleistungen auch anderen Agenturen und Kunden anbieten. Die steuerliche Position gehört der Person, nicht Prima Hostess.

Garantiert mir die Steuernummer mehr Aufträge?

Nein. Sie ermöglicht die Bewerbung für freiberufliche Aufträge, aber die Auswahl hängt von Erfahrung, Sprachkenntnissen, Verfügbarkeit, Professionalität und Kundenanforderungen ab.

Wie lange dauert es, die Steuernummer zu bekommen?

Es gibt keine einheitliche Bearbeitungszeit. Beginnen Sie die Anmeldung rechtzeitig.

Kann Prima Hostess die Formulare für mich ausfüllen?

Die steuerliche Anmeldung ist eine persönliche Angelegenheit. Prima Hostess kann erklären, welche Dokumente für die Zusammenarbeit benötigt werden, aber nicht Finanzamt, Gewerbeamt, Ausländerbehörde oder Steuerberater ersetzen.

Kann ich eine italienische Umsatzsteuer-Nummer verwenden?

Internationale Zusammenarbeiten folgen anderen Regeln. Wenn Sie außerhalb Deutschlands leben oder eine Umsatzsteuer-Nummer eines anderen Landes haben, lassen Sie die Situation vor Ausstellung der Rechnung prüfen.

Ich bin Erasmus-Studentin: Kann ich selbstständig arbeiten?

Das hängt vor allem von Ihrer Staatsangehörigkeit und Ihrem Aufenthaltsstatus ab. Nicht-EU-Studentinnen benötigen in der Regel eine Genehmigung der Ausländerbehörde für eine selbstständige Tätigkeit.