Uno stand fieristico efficace non è soltanto uno spazio elegante pieno di prodotti e cataloghi.
È un ambiente commerciale temporaneo nel quale centinaia di piccole interazioni possono influenzare il risultato dell’intera manifestazione.
Un potenziale cliente può avvicinarsi mentre tutti i commerciali sono già impegnati. Un distributore tedesco può porre una semplice domanda prima di decidere se fermarsi. Un buyer internazionale può esitare perché nessuno sembra pronto ad accoglierlo nella lingua corretta.
In ognuno di questi momenti la persona che gestisce il primo contatto può fare la differenza tra un visitatore perso e una concreta opportunità commerciale.
Le hostess per fiere in Germania non dovrebbero quindi essere considerate una semplice presenza decorativa. Hostess e steward e promoter e interpreti possono diventare parte di un sistema organizzato che protegge il tempo del personale commerciale e migliora la qualità di ogni interazione.
L’obiettivo non è parlare con il maggior numero possibile di persone. L’obiettivo è riconoscere i visitatori più interessanti e comprendere ciò che cercano e accompagnarli verso il referente giusto prima che la loro attenzione si sposti altrove.
Per un’azienda italiana che partecipa a una fiera in Germania questo aspetto è particolarmente importante. Lo staff deve saper comunicare con il team italiano e con il pubblico tedesco e con i visitatori internazionali.
Questa guida spiega come costruire una strategia efficace per lo staff fieristico e come trasformare il traffico dello stand in contatti organizzati e opportunità commerciali concrete.
Perché il primo contatto in fiera ha un valore commerciale
Le fiere creano una situazione commerciale unica.
Clienti potenziali e distributori e fornitori e concorrenti e giornalisti possono entrare nello stesso stand nel giro di pochi minuti. Ognuno arriva con un diverso livello di interesse e con un obiettivo differente.
Alcuni visitatori conoscono già l’azienda e desiderano discutere un progetto preciso. Altri stanno confrontando diversi fornitori. Alcuni raccolgono semplicemente informazioni mentre altri possono rappresentare un’opportunità importante che non risulta immediatamente evidente.
La prima persona che accoglie il visitatore dovrebbe quindi fare molto più che sorridere e consegnare una brochure.
Una hostess professionale deve creare una sensazione immediata di attenzione e comprendere il motivo principale della visita. Deve poi accompagnare la persona verso il passaggio successivo più corretto.
Questo non significa sostituire il personale commerciale o fornire spiegazioni tecniche senza avere la necessaria preparazione.
Significa gestire lo spazio tra l’arrivo del visitatore e l’inizio della conversazione commerciale.
È proprio in questo spazio che molte opportunità vengono perse.
Un visitatore ignorato può abbandonare lo stand dopo pochi secondi. Un buyer indirizzato alla persona sbagliata può percepire l’azienda come poco organizzata. Un contatto interessante non registrato può scomparire subito dopo la manifestazione.
Uno staff fieristico professionale può ridurre questi rischi attraverso un percorso semplice e ordinato.
Il visitatore viene accolto.
Viene compreso il motivo della visita.
Viene individuato il referente aziendale più adatto.
Quando il referente non è disponibile vengono raccolte le informazioni necessarie.
Il visitatore comprende chiaramente cosa accadrà dopo.
Questo processo migliora l’esperienza dell’ospite e protegge il tempo del personale commerciale.
I responsabili vendite più esperti non dovrebbero trascorrere l’intera giornata cercando cataloghi o spiegando dove si trova il caffè o gestendo semplici registrazioni. La loro attenzione dovrebbe restare concentrata sulle conversazioni che richiedono competenza sul prodotto e capacità negoziale e potere decisionale.
Hostess e steward possono gestire molte attività di supporto e mantenere lo stand accogliente e ordinato durante tutta la giornata.
Anche le competenze linguistiche hanno un ruolo centrale.
Le fiere tedesche attirano visitatori provenienti da tutta Europa e dal resto del mondo. Tedesco e inglese sono spesso indispensabili. Per le aziende italiane diventa però particolarmente utile poter contare su hostess italiane in Germania o su candidate che conoscano molto bene la lingua italiana.
Una hostess che parla italiano può comunicare con facilità con il team presente nello stand. Allo stesso tempo può accogliere visitatori tedeschi e internazionali nelle lingue richieste.
Il livello linguistico deve essere proporzionato alle mansioni.
Una buona capacità di conversazione può essere sufficiente per l’accoglienza e per l’hospitality. Il supporto commerciale e le presentazioni dettagliate e l’interpretariato richiedono invece competenze più avanzate.
La qualità del primo contatto dipende anche dal briefing.
Perfino una hostess molto esperta non può rappresentare correttamente l’azienda senza conoscere almeno le informazioni essenziali. Deve comprendere cosa offre l’impresa e quali visitatori sono più importanti e chi è responsabile dei diversi argomenti.
Un briefing efficace non deve trasformare la hostess in una specialista tecnica. Deve fornirle gli strumenti necessari per riconoscere le situazioni e reagire correttamente.
- accogliere ogni visitatore senza risultare insistenti
- porre una semplice domanda iniziale
- comprendere se il visitatore è un cliente o un distributore o un fornitore
- individuare il referente aziendale più adatto
- raccogliere i dati quando il referente non è disponibile
- gestire professionalmente le persone in attesa
- fornire soltanto le informazioni approvate durante il briefing
- supportare la comunicazione nelle lingue richieste
- mantenere ordinate le aree di accoglienza e hospitality
- registrare richieste e informazioni utili per il ricontatto
Il sistema di staffing che trasforma il traffico dello stand in contatti qualificati
Una strategia efficace per lo staff fieristico in Germania inizia prima dell’apertura della manifestazione.
Il primo passaggio consiste nel definire l’obiettivo commerciale dell’azienda.
Alcuni espositori desiderano incontrare distributori. Altri vogliono presentare un nuovo prodotto o entrare nel mercato tedesco o fissare appuntamenti o consolidare i rapporti con clienti già acquisiti.
La selezione e il briefing del personale devono essere costruiti attorno a questi obiettivi.
Una hostess destinata al lancio di un prodotto può aver bisogno di energia e capacità di presentazione. Una hostess impegnata in una fiera tecnica può invece richiedere maggiori capacità organizzative e sicurezza nella comunicazione con ingegneri e responsabili acquisti.
Un evento dedicato al settore alimentare può richiedere personale capace di supportare degustazioni e mantenere ordinata l’area hospitality e presentare i prodotti con entusiasmo.
Il secondo passaggio consiste nel definire i ruoli all’interno dello stand.
Ogni professionista confermato deve sapere quali attività gli competono e quali devono rimanere affidate al team aziendale.
La hostess può accogliere i visitatori e comprendere la richiesta iniziale e organizzare gli appuntamenti e supportare l’area hospitality.
Il promoter può avvicinare il pubblico in modo più attivo e presentare una campagna o un prodotto.
Lo steward può supportare la gestione dei flussi e degli accessi e le attività operative.
L’interprete può assistere durante conversazioni commerciali o tecniche che richiedono competenze linguistiche avanzate.
Per i gruppi più numerosi può essere utile una figura di coordinamento.
Il terzo passaggio consiste nel creare un processo chiaro per il trasferimento del visitatore al referente corretto.
Quando arriva un contatto interessante la hostess deve sapere esattamente chi chiamare.
Un responsabile acquisti interessato alla distribuzione potrebbe dover incontrare l’export manager. Un giornalista potrebbe aver bisogno del responsabile marketing. Un visitatore con una domanda tecnica dovrebbe essere accompagnato verso uno specialista del prodotto.
Senza questa preparazione anche il personale più professionale può trovarsi in difficoltà.
Il quarto passaggio riguarda le informazioni da raccogliere.
Una pila di biglietti da visita non rappresenta un vero sistema di gestione dei contatti.
L’azienda dovrebbe decidere quali dati sono importanti e come classificare le persone incontrate. La hostess può registrare il nome dell’azienda e il ruolo del visitatore e il Paese e l’interesse principale e il livello di urgenza.
Una classificazione semplice può aiutare il personale commerciale a definire le priorità dopo la manifestazione.
Una priorità alta può indicare un’opportunità commerciale immediata.
Una priorità media può indicare un contatto interessante che richiede ulteriori informazioni.
Una priorità bassa può indicare una richiesta generica o una possibilità da sviluppare nel tempo.
Il sistema deve restare semplice perché deve poter essere utilizzato anche durante i momenti di maggiore affluenza.
Il quinto passaggio consiste nel selezionare le risorse in base alle attività reali e non soltanto in base alle fotografie.
La presenza professionale resta importante perché ogni persona all’interno dello stand rappresenta l’immagine dell’azienda. Deve però essere valutata insieme all’esperienza e alle lingue e all’affidabilità e alla capacità di comunicazione.
La scelta di personale locale può offrire ulteriori vantaggi organizzativi.
Le hostess residenti vicino alla città della fiera possono normalmente raggiungere il luogo dell’evento in autonomia e spesso non necessitano di hotel. Questo permette di contenere i costi e di evitare complicazioni collegate ai trasferimenti.
Il personale che vive in Germania conosce inoltre il contesto professionale locale e l’organizzazione pratica dei principali quartieri fieristici.
Prima Hostess seleziona personale locale e multilingua per singoli incarichi professionali in città come Colonia e Düsseldorf e Francoforte e Stoccarda e Norimberga e Monaco di Baviera.
È consigliabile iniziare la selezione qualche mese prima della fiera.
Durante le manifestazioni più importanti le risorse con maggiore esperienza e migliori competenze linguistiche possono ricevere numerose richieste e confermare altri incarichi con largo anticipo.
Iniziare prima consente all’azienda di valutare più profili e verificare le lingue e preparare un briefing efficace.
L’ultimo passaggio si svolge dopo la fiera.
Il valore dello staff non termina con la chiusura dei padiglioni.
L’azienda dovrebbe analizzare i contatti raccolti e confrontare i risultati con gli obiettivi iniziali. Anche le osservazioni delle hostess possono offrire informazioni utili sulle domande più frequenti e sulle reazioni dei visitatori e sulle difficoltà organizzative emerse.
Questi dati possono migliorare la partecipazione alle fiere successive.
Una fiera non è soltanto un luogo nel quale raccogliere contatti. È anche un’occasione per osservare come il mercato reagisce all’azienda e ai suoi prodotti.
Lo staff presente all’accoglienza si trova spesso nel punto esatto nel quale queste reazioni diventano visibili.
- definire l’obiettivo commerciale della fiera
- descrivere ogni ruolo prima della selezione
- individuare il profilo dei visitatori più interessanti
- preparare semplici domande iniziali
- creare un processo chiaro per il passaggio al referente corretto
- assegnare un responsabile aziendale per ogni argomento
- stabilire quali informazioni devono essere raccolte
- utilizzare un sistema semplice di classificazione dei contatti
- verificare il livello linguistico in base alle mansioni
- scegliere personale locale quando risulta opportuno
- preparare un briefing scritto prima dell’evento
- analizzare contatti e feedback subito dopo la fiera
Il vostro stand non dovrebbe mai perdere un visitatore importante
Il successo di una fiera dipende dai prodotti e dalla presentazione e dalla preparazione commerciale. Dipende anche dal modo in cui i visitatori vengono accolti e compresi e accompagnati all’interno dello stand.
Il personale giusto può proteggere il tempo del team commerciale e migliorare l’esperienza degli ospiti e aiutare l’azienda a riconoscere opportunità che altrimenti potrebbero essere perse.
Prima Hostess seleziona hostess e steward e promoter e interpreti locali e multilingua per singoli incarichi professionali durante fiere ed eventi in Germania.
Ogni selezione viene effettuata considerando la città e la manifestazione e le lingue richieste e le attività previste e le caratteristiche indicate dal cliente.
Comunica il nome della fiera e la città e le date e gli orari e le lingue e le mansioni richieste.
Dopo aver verificato la disponibilità dei profili adatti riceverai una proposta chiara. Se la quotazione sarà in linea con le tue esigenze potremo generalmente presentare i primi profili disponibili entro 24 o 48 ore.
